Kiểm toán viên an toàn thực phẩm của bạn có những thứ phù hợp không?
Tác giả: Heena Patel, Giám đốc kỹ thuật an toàn thực phẩm
An toàn thực phẩm đè nặng lên tất cả các công ty sản xuất, xử lý hoặc bán thực phẩm. Một sự cố duy nhất có thể khiến một công ty, và đôi khi toàn bộ ngành công nghiệp, tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng và gián đoạn kinh doanh. Hãy nghĩ đến Chipotle ở Mỹ, hoặc MacDonalds và KFC ở Trung Quốc. Tác động gợn sóng của nỗi sợ hãi về an toàn thực phẩm có thể rất lớn. Vụ bê bối listeriosis năm 2011 được bắt nguồn từ một nhà sản xuất Colorado duy nhất, nhưng đã gây thiệt hại cho toàn bộ ngành công nghiệp dưa đỏ Hoa Kỳ. Các ngành công nghiệp rau bina, rau diếp và cà chua đã phải chịu số phận tương tự trong những năm gần đây.
Chứng minh sự phù hợp với các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm hiện đang de rigueur trong toàn bộ chuỗi cung ứng thực phẩm, một thực tế của việc kinh doanh. Các tiêu chuẩn chứng nhận có thể kiểm toán nhắm vào các trang trại, cơ sở và nhà bán lẻ - chẳng hạn như các tiêu chuẩn do SQF, GLOBALG quản lý. AP, BRC, ISO 22000, FSC 22000, Thực hành nông nghiệp tốt hài hòa (GAP) và Thực hành sản xuất tốt (GMP) - tất cả đều cung cấp hướng dẫn để giúp các công ty và khách hàng tránh xa các cuộc khủng hoảng an toàn thực phẩm.
Tuy nhiên, đào sâu hơn một chút và bạn sẽ khám phá ra một yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua – đó là năng lực kiểm toán viên. Cuối cùng, kiểm toán viên phải giải thích ý định của tiêu chuẩn trong quá trình đánh giá trang trại hoặc cơ sở. Nó giống như sự khác biệt giữa một đầu bếp giỏi và một đầu bếp tuyệt vời - nó không chỉ là làm theo công thức, mà còn mang lại một con mắt phê phán cho quy trình, sự kết hợp giữa chuyên môn và bản năng.
Đây là nơi kinh nghiệm được tính
Không cần phải nói rằng các kiểm toán viên an toàn thực phẩm tốt nhất là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Các kiểm toán viên có kinh nghiệm sớm biết liệu quản lý cấp cao có đối xử với cuộc kiểm toán một cách nghiêm túc hay không, thành viên nào trong nhóm được chuẩn bị tốt nhất và thậm chí bản thân cuộc kiểm toán có khả năng tiến hành suôn sẻ như thế nào. Họ chú ý đến sự thiếu chú ý. Làm việc theo nhóm là rất quan trọng, cũng như năng lực và khả năng lãnh đạo. Các kiểm toán viên dày dạn kinh nghiệm nhận ra rằng chỉ vì một người đã được bổ nhiệm làm Giám đốc An toàn Thực phẩm hoặc một cái gì đó tương tự, chỉ riêng chức danh này có thể không cho thấy trình độ hoặc khả năng thực hiện và thực thi các biện pháp nghiêm ngặt cần thiết để kiểm soát rủi ro.
Kiểm toán viên chuyên nghiệp và các công ty kiểm toán biết rằng không có lối tắt thực sự. Phải dành đủ thời gian cho việc kiểm toán để được kỹ lưỡng. Thiếu kỹ lưỡng - cái mà tôi gọi là kiểm toán "bay qua" - có thể tiết kiệm tiền cho công ty trong ngắn hạn, nhưng thiển cận và có thể dễ dàng khiến kiểm toán viên bỏ qua các chi tiết quan trọng, dẫn đến tăng rủi ro. Các kiểm toán viên giỏi nhất rất tò mò, với sở trường đào sâu vào các chi tiết.
Hợp tác và tôn trọng lẫn nhau là rất quan trọng trong mối quan hệ giữa kiểm toán viên và khách hàng. Chìa khóa cho kiểm toán viên là duy trì tính toàn vẹn mà không ảnh hưởng đến tính độc lập. Điều này có nghĩa là không quá ấm cúng với khách hàng. Nó có nghĩa là hỏi những câu hỏi rất trực tiếp, đôi khi không thoải mái. Tôi tự hào rằng SCS Global Services luôn đặt trọng tâm vào việc làm đúng công việc.
Mong đợi những điều bất ngờ
Phát hiện và bịt các lỗ hổng tiềm ẩn để giảm rủi ro an toàn thực phẩm là bản chất công việc của kiểm toán viên. Dưới đây là ba ví dụ về những phát hiện mà khách hàng không mong đợi.
- Phát hiện một chất gây dị ứng không được tiết lộ trên bao bì - Phát hiện này dẫn đến việc tạm ngừng sản xuất và thu hồi tự nguyện sản phẩm. Sản phẩm bị thu hồi đã bị tiêu hủy và nhãn sản phẩm đã được cập nhật để bao gồm chất gây dị ứng. Khách hàng nhận ra rằng chi phí thu hồi và dán nhãn lại thấp hơn nhiều so với chi phí tiềm năng đối với danh tiếng thương hiệu và doanh số bán hàng nếu chất gây dị ứng không được phát hiện.
- Các vấn đề với chính cơ sở - Một kiểm toán viên am hiểu nhận ra các cấu trúc tòa nhà - chẳng hạn như trần, tường, sàn và đồ đạc - không đáp ứng các yêu cầu an toàn thực phẩm, do tính thấm hoặc không tương thích của vật liệu, hoặc bảo trì kém. Trong trường hợp này, những phát hiện của kiểm toán viên đã khiến công ty đầu tư vào việc nâng cấp tòa nhà cần thiết để giảm thiểu rủi ro.
- Các thành viên trong nhóm không được đào tạo đầy đủ - Nhóm không được đào tạo đúng cách để nhận biết và đánh giá các vấn đề an toàn thực phẩm, và do đó không thể quản lý hiệu quả chương trình an toàn thực phẩm của công ty. Dựa trên kết quả kiểm toán này, quản lý cấp cao đã tham gia lại và nhóm an toàn thực phẩm đã tiến hành đào tạo bổ sung.
Các ví dụ khác về "sửa chữa" phổ biến phát sinh từ kiểm toán an toàn thực phẩm hiệu quả bao gồm tách biệt khu vực lưu trữ và sản xuất, hợp lý hóa quy trình sản xuất để giảm thiểu nguy cơ ô nhiễm ngẫu nhiên và định tuyến lại luồng nhân viên để giảm thiểu nguy cơ tái nhiễm.
Chuẩn bị cho cuộc kiểm toán
Các công ty được kiểm toán thường phụ thuộc quá nhiều vào kiểm toán viên để đưa họ đi đúng hướng. Các công ty thông minh nhất cố gắng hết sức để đội mũ kiểm toán viên từ lâu trước khi kiểm toán viên đến. Để chuẩn bị cho cuộc đánh giá, lợi ích của bạn sẽ được phục vụ tốt nhất bằng cách: 1) làm quen với các yêu cầu của chương trình chứng nhận; 2) xem xét danh sách kiểm tra kiểm toán; và 3) tiến hành kiểm toán nội bộ của riêng bạn trước khi kiểm toán viên đến, nghiêm ngặt nhất có thể. Hãy nhớ rằng, các phát hiện có bốn loại: không phù hợp nghiêm trọng (lỗi tự động), không phù hợp chính, không phù hợp nhỏ và cơ hội cải thiện. Số lượng và tỷ lệ phần trăm của sự phù hợp chính và nhỏ phải được giải quyết trước khi chứng nhận khác nhau tùy theo chương trình và cơ hội cải tiến có thể trở thành sự không phù hợp theo thời gian.
Báo cáo của kiểm toán viên không phải là kết thúc của dòng. Báo cáo kiểm toán trải qua quá trình xem xét kỹ thuật và quyết định cuối cùng về việc có cấp chứng chỉ hay không không phải do kiểm toán viên đưa ra. Nhưng như bạn có thể thấy, sự lựa chọn của bạn về kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn cho chương trình an toàn thực phẩm của công ty bạn.
Heena Patel là Giám đốc Kỹ thuật, An toàn Thực phẩm cho SCS Global Services' Bộ phận Thực phẩm và Nông nghiệp, và được vinh danh là Kiểm toán viên SQF của năm vào năm 2015. Chuyên môn kiểm toán và chứng nhận an toàn thực phẩm của cô bao gồm SQF, BRC, HACCP, GMP, đánh giá trang trại, tìm nguồn cung ứng hữu cơ, đạo đức, an ninh lương thực và chất lượng, và cô là một huấn luyện viên an toàn thực phẩm giàu kinh nghiệm. Heena có ba bằng Cử nhân Khoa học về Vi sinh thực phẩm, Sinh học tế bào và Hóa sinh tại Đại học Auckland ở New Zealand.
Mọi thắc mắc hoặc nhận xét: Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.