Quản lý chất lượng là chìa khóa để chứng nhận của bên thứ ba
Chứng nhận của bên thứ ba được công nhận rộng rãi là đóng vai trò không thể thiếu trong việc giúp các công ty chứng minh những thành tựu về môi trường, tính bền vững và an toàn của họ với khách hàng và các bên liên quan. Là một tổ chức chứng nhận, câu hỏi chúng tôi thường xuyên nhận được nhất là điều kiện nào giúp chúng tôi đủ điều kiện để thực hiện công việc này.
Với tư cách là người đứng đầu Đội ngũ Đảm bảo Chất lượng của SCS Global Services, tôi ví các dịch vụ của đội ngũ mình như một “lưới an toàn” bảo vệ danh tiếng của công ty. Chúng tôi đảm bảo hoạt động của SCS Global Servicesdiễn ra liên tục bằng cách duy trì các chứng nhận hợp lệ và đảm bảo rằng khách hàng của chúng tôi nhận được những đánh giá có tính khoa học cao nhất, khách quan, hiệu quả và chất lượng cao từ các chuyên gia đánh giá của chúng tôi.
Điều mà các khách hàng chứng nhận và kiểm toán của chúng tôi không thể nhìn thấy ngay lập tức là công việc phức tạp, gian khổ diễn ra phía sau hậu trường để bảo vệ tính chuyên nghiệp và sự nghiêm ngặt của các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp và mà họ phụ thuộc vào. Nói tóm lại, một hệ thống giám sát đa cấp được sử dụng để chứng minh năng lực và sự phù hợp của chúng tôi với tư cách là một tổ chức chứng nhận.
Trong bất kỳ tuần nào, đội ngũ của tôi đều có cơ hội làm việc với một loạt các chương trình chứng nhận và kiểm toán đa dạng, bao quát toàn bộ nền kinh tế và trực tiếp góp phần thực hiện các Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên Hợp Quốc. Các chương trình này bao gồm nhiều lĩnh vực, từ thực phẩm và nông nghiệp, khai thác tài nguyên thiên nhiên cho đến sản xuất hàng tiêu dùng và thương mại. Một số ví dụ tiêu biểu bao gồm Hội đồng Quản lý Rừng (Forest Stewardship Council), Hội đồng Quản lý Biển (Marine Stewardship Council), chứng nhận Hữu cơ, Không biến đổi gen (Non-GMO), tiêu chuẩn BIFMA, Indoor Advantage, FloorScore, SQF, GLOBALG.A.P., Diễn đàn Bền vững về Nhiên liệu Sinh học (Roundtable on Sustainable Biofuels), Diễn đàn Bền vững về Dầu cọ (Roundtable on Sustainable Palm Oil), và nhiều chương trình khác. Mặc dù rất khác nhau, tất cả các chương trình này đều hoạt động trong khuôn khổ Hệ thống Quản lý Chất lượng ( SCS Global Services , QMS).
Trách nhiệm của tổ chức chứng nhận
Với tư cách là một tổ chức chứng nhận, SCS Global Services phải tuân thủ nhiều tiêu chuẩn khác nhau và phải chứng minh rằng chúng tôi cung cấp cho khách hàng những dịch vụ có cơ sở kỹ thuật vững chắc, nhất quán và độc lập. Một số tiêu chuẩn ISO quy định các quy tắc quốc tế về cách thức hoạt động của các tổ chức chứng nhận và xác nhận, đồng thời tạo nền tảng cho Hệ thống Quản lý Chất lượng của SCS Global Services, được thiết kế và duy trì bởi Đội ngũ Đảm bảo Chất lượng của SCS Global Services. Các tiêu chuẩn này thiết lập các quy định liên quan đến tính độc lập của chúng tôi, quản lý năng lực của nhân viên và nhà thầu, kiểm toán nội bộ, lưu trữ hồ sơ, kiểm soát tài liệu, lập báo cáo, xử lý các trường hợp không tuân thủ, giải quyết khiếu nại và kháng cáo, cũng như các khía cạnh khác của quy trình chứng nhận.
Giám sát của Cơ quan Công nhận
Hầu hết các phạm vi chứng nhận do SCS Global Services cung cấp đều yêu cầu chúng tôi phải duy trì chứng nhận từ một cơ quan công nhận quốc gia, chẳng hạn như Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI), Dịch vụ Chứng nhận Quốc tế (ASI), hoặc Hệ thống Chứng nhận Chung của Úc và New Zealand (JAS-ANZ). Sự giám sát của bên thứ ba này mang lại tính xác thực cho sự độc lập và năng lực kỹ thuật của chúng tôi với tư cách là tổ chức chứng nhận, đồng thời đóng vai trò là công cụ giảm thiểu rủi ro cho khách hàng khi lựa chọn tổ chức chứng nhận. Hàng năm, mỗi chương trình được chứng nhận của chúng tôi đều trải qua một cuộc kiểm toán do cơ quan chứng nhận thực hiện, trong đó các văn phòng của chúng tôi sẽ được thăm viếng, nhân viên được phỏng vấn và một mẫu hồ sơ khách hàng được xem xét. Ngoài ra, các cơ quan công nhận còn đi cùng các kiểm toán viên của chúng tôi tại hiện trường để chứng kiến toàn bộ quá trình kiểm toán và hiệu suất làm việc của kiểm toán viên trong thời gian thực.
Giám sát của chủ sở hữu chương trình
Như một tầng giám sát bổ sung, nhiều chủ sở hữu chương trình – tức là những đơn vị sở hữu các tiêu chuẩn quy định các yêu cầu kỹ thuật cho việc chứng nhận (ví dụ: GLOBALG.A.P., Bonsucro, ISCC) – đã thiết kế các chương trình đảm bảo tính toàn vẹn riêng của mình. Trong trường hợp này, chính chủ sở hữu chương trình hoặc người được chỉ định sẽ tiến hành các cuộc đánh giá riêng biệt về hoạt động củ SCS Global Servicescả tại trụ sở chính lẫn tại hiện trường. Trong các cuộc kiểm toán tính toàn vẹn tại hiện trường, khách hàng của chúng tôi sẽ được đánh giá bởi kiểm toán viên của chủ sở hữu chương trình, với mục tiêu xác định xem các thiếu sót mà họ phát hiện trong hoạt động của khách hàng có phù hợp với những thiếu sót đã được các kiểm toán viên củ SCS Global Servicesxác định hay không.
Kiểm toán nội bộ
SCS Global Services ’ Đội ngũ Đảm bảo Chất lượng cũng đã thiết lập một hệ thống kiểm toán nội bộ vững chắc, theo đó mỗi chương trình được đánh giá một lần mỗi năm dựa trên các tiêu chuẩn ISO, các quy định của chương trình và các yêu cầu của công ty. Việc kiểm toán các kiểm toán viên không phải là nhiệm vụ dễ dàng, nhưng đồng thời, họ lại là những người biết ơn nhất khi nhận được những phản hồi mang tính xây dựng, bởi họ hiểu rõ hơn ai hết giá trị của việc cải tiến liên tục. Kiểm toán nội bộ có một số chức năng sau:
- Đảm bảo: Với tư cách là kiểm toán viên nội bộ, chúng tôi đánh giá khách quan hoạt động của chương trình để xem xét mức độ tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình của chính mình, mức độ tuân thủ các yêu cầu về chứng nhận và chương trình, cũng như để xác định bất kỳ vấn đề hiện có hoặc tiềm ẩn nào.
- Động lực thúc đẩy nâng cao hiệu quả: Các dịch vụ do SCS Global Servicescung cấp ngày càng đa dạng, và với vai trò là những người có khả năng đánh giá hoạt động của tất cả các chương trình trong công ty, các kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò là điểm đến duy nhất để tiếp cận các phương pháp thực hành tốt nhất.
- Giảm thiểu rủi ro: Các kiểm toán viên nội bộ xác định các lĩnh vực có rủi ro và đề xuất các giải pháp giảm thiểu rủi ro.
Là một đơn vị kiểm toán trong lĩnh vực chứng nhận bền vững tự nguyện của bên thứ ba, chúng tôi cần phải sẵn sàng chấp nhận bị kiểm toán. Chính nhờ sự giám sát độc lập nghiêm ngặt này mà chúng tôi có thể đảm bảo với khách hàng rằng dịch vụ của chúng tôi đáng tin cậy, chuyên nghiệp và có năng lực kỹ thuật.
Diana Kirsanova Phillips làGiám đốc Đảm bảo Chất lượng của SCS Global Services. SCS Global Services cung cấp dịch vụ chứng nhận bên thứ ba cho các công ty và tổ chức trên toàn thế giới. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.scsglobalservices.com, hoặc liên hệ với Diana qua địa chỉ [email protected], 1.510.452.9089.
Để gửi thắc mắc hoặc bình luận về blog Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.
