Kiểm toán viên an toàn thực phẩm của bạn có những thứ phù hợp không?
Tác giả: Heena Patel, Giám đốc kỹ thuật về an toàn thực phẩm
An toàn thực phẩm là vấn đề quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp sản xuất, chế biến hoặc kinh doanh thực phẩm. Chỉ một sự cố duy nhất cũng có thể gây ra tổn thất nghiêm trọng về uy tín và gián đoạn hoạt động kinh doanh cho một doanh nghiệp, thậm chí là cả một ngành công nghiệp. Hãy nghĩ đến Chipotle ở Mỹ, hoặc McDonald's và KFC ở Trung Quốc. Tác động dây chuyền của một vụ khủng hoảng an toàn thực phẩm có thể vô cùng lớn. Vụ bê bối listeriosis năm 2011 được truy nguồn từ một nhà sản xuất duy nhất ở Colorado, nhưng đã gây tổn hại cho toàn bộ ngành dưa hấu của Mỹ. Các ngành rau bina, xà lách và cà chua cũng đã phải chịu số phận tương tự trong những năm gần đây.
Việc chứng minh sự tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm hiện đã trở thành yêu cầu bắt buộc trong toàn bộ chuỗi cung ứng thực phẩm, và là một thực tế không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Các tiêu chuẩn chứng nhận có thể kiểm toán nhắm vào các trang trại, cơ sở và nhà bán lẻ – chẳng hạn như các tiêu chuẩn do SQF, GLOBALG.A.P, BRC, ISO 22000, FSC 22000, Thực hành Nông nghiệp Tốt (GAP) Hài hòa và Thực hành Sản xuất Tốt (GMP) quản lý – đều cung cấp hướng dẫn để giúp các công ty và khách hàng tránh khỏi các cuộc khủng hoảng an toàn thực phẩm.
Tuy nhiên, nếu đi sâu tìm hiểu hơn, bạn sẽ phát hiện ra một yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua – đó chính là năng lực của người kiểm toán. Cuối cùng, chính người kiểm toán là người quyết định việc diễn giải ý nghĩa của tiêu chuẩn trong quá trình đánh giá trang trại hoặc cơ sở. Điều này giống như sự khác biệt giữa một người nấu ăn giỏi và một đầu bếp tài ba – không chỉ đơn thuần là tuân theo công thức, mà còn là việc nhìn nhận quá trình một cách khách quan, kết hợp giữa chuyên môn và trực giác.
Đây là lúc kinh nghiệm phát huy tác dụng.
Không cần phải nói, những chuyên gia đánh giá an toàn thực phẩm giỏi nhất chính là những người có nhiều kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực này. Các chuyên gia giàu kinh nghiệm có thể nhanh chóng nhận ra liệu ban lãnh đạo cấp cao có coi trọng cuộc đánh giá hay không, những thành viên nào trong đội ngũ đã chuẩn bị kỹ lưỡng nhất, và thậm chí dự đoán được mức độ suôn sẻ của quá trình đánh giá. Họ đặc biệt chú ý đến những điểm còn thiếu sót. Tinh thần đồng đội là yếu tố then chốt, cũng như năng lực chuyên môn và khả năng lãnh đạo. Các chuyên gia kiểm toán dày dạn kinh nghiệm nhận ra rằng chỉ vì một người được bổ nhiệm làm Giám đốc An toàn Thực phẩm hoặc chức danh tương tự, thì chức danh này thôi chưa đủ để chứng tỏ năng lực hoặc khả năng thực hiện và thi hành các biện pháp nghiêm ngặt cần thiết để kiểm soát rủi ro.
Các kiểm toán viên chuyên nghiệp và các công ty kiểm toán đều biết rằng không có con đường tắt thực sự nào cả. Phải dành đủ thời gian cho công tác kiểm toán để đảm bảo tính toàn diện. Việc thiếu sự kỹ lưỡng – điều mà tôi gọi là “kiểm toán qua loa” – có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong ngắn hạn, nhưng lại là cách làm thiển cận và dễ khiến các kiểm toán viên bỏ sót những chi tiết quan trọng, từ đó làm gia tăng rủi ro. Những kiểm toán viên giỏi nhất luôn tò mò và có khả năng đào sâu vào từng chi tiết.
Sự hợp tác và tôn trọng lẫn nhau là yếu tố then chốt trong mối quan hệ giữa kiểm toán viên và khách hàng. Điều quan trọng nhất đối với kiểm toán viên là duy trì tính liêm chính mà không làm ảnh hưởng đến tính độc lập. Điều này có nghĩa là không được quá thân thiết với khách hàng. Nó cũng có nghĩa là phải đặt ra những câu hỏi rất thẳng thắn, đôi khi có thể gây khó chịu. Tôi tự hào rằng SCS Global Services luôn đặt trọng tâm vào việc thực hiện công việc một cách đúng đắn.
Hãy chuẩn bị cho những điều bất ngờ
Việc phát hiện và khắc phục các lỗ hổng tiềm ẩn để giảm thiểu rủi ro an toàn thực phẩm là cốt lõi công việc của kiểm toán viên. Dưới đây là ba ví dụ về những phát hiện mà khách hàng không ngờ tới.
- Phát hiện chất gây dị ứng không được ghi trên bao bì - Phát hiện này dẫn đến việc tạm ngừng sản xuất và thu hồi sản phẩm tự nguyện. Sản phẩm bị thu hồi đã được tiêu hủy và nhãn sản phẩm được cập nhật để bao gồm thông tin về chất gây dị ứng. Khách hàng nhận thấy rằng chi phí thu hồi và dán nhãn lại thấp hơn nhiều so với thiệt hại tiềm tàng về uy tín thương hiệu và doanh thu nếu chất gây dị ứng không được phát hiện.
- Các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất - Một chuyên gia kiểm toán có kinh nghiệm sẽ nhận ra những cấu trúc của tòa nhà — như trần, tường, sàn và các thiết bị cố định — không đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm, do tính thấm của vật liệu, sự không tương thích hoặc việc bảo trì kém. Trong trường hợp này, kết quả kiểm toán đã thúc đẩy công ty đầu tư vào việc nâng cấp cơ sở vật chất cần thiết nhằm giảm thiểu rủi ro.
- Các thành viên trong đội ngũ chưa được đào tạo đầy đủ - Đội ngũ này chưa được đào tạo đúng cách để nhận diện và đánh giá các vấn đề về an toàn thực phẩm, do đó không thể quản lý hiệu quả chương trình an toàn thực phẩm của công ty. Dựa trên kết quả kiểm toán này, ban lãnh đạo cấp cao đã được thông báo lại, và đội ngũ an toàn thực phẩm đã tham gia các khóa đào tạo bổ sung.
Một số ví dụ khác về các biện pháp khắc phục phổ biến phát sinh từ các cuộc kiểm tra an toàn thực phẩm hiệu quả bao gồm việc tách biệt khu vực lưu trữ và sản xuất, tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm thiểu nguy cơ nhiễm bẩn ngẫu nhiên và điều chỉnh lại luồng di chuyển của nhân viên để giảm thiểu nguy cơ tái nhiễm bẩn.
Chuẩn bị cho cuộc kiểm toán
Các doanh nghiệp đang được kiểm toán thường quá phụ thuộc vào kiểm toán viên để đưa họ đi đúng hướng. Những doanh nghiệp thông minh nhất sẽ chủ động “đặt mình vào vị trí của kiểm toán viên” từ rất lâu trước khi kiểm toán viên đến. Để chuẩn bị cho cuộc kiểm toán, bạn nên thực hiện các bước sau để bảo vệ lợi ích của mình một cách tốt nhất: 1) làm quen với các yêu cầu của chương trình chứng nhận; 2) rà soát danh sách kiểm tra; và 3) tiến hành các cuộc kiểm toán nội bộ của riêng mình trước khi kiểm toán viên đến, với tiêu chuẩn nghiêm ngặt nhất có thể. Hãy nhớ rằng, kết quả kiểm toán có bốn loại: không tuân thủ nghiêm trọng (tự động bị trượt), không tuân thủ lớn, không tuân thủ nhỏ và cơ hội cải tiến. Số lượng và tỷ lệ phần trăm các trường hợp không tuân thủ lớn và nhỏ phải được giải quyết trước khi chứng nhận khác nhau tùy theo chương trình, và các cơ hội cải tiến có thể trở thành các trường hợp không tuân thủ theo thời gian.
Báo cáo kiểm toán không phải là bước cuối cùng. Các báo cáo kiểm toán phải trải qua quá trình rà soát kỹ thuật, và quyết định cuối cùng về việc có cấp chứng nhận hay không không do kiểm toán viên đưa ra. Tuy nhiên, như quý vị có thể thấy, việc lựa chọn kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn đối với chương trình an toàn thực phẩm của công ty quý vị.
Heena Patel là Giám đốc Kỹ thuật về An toàn Thực phẩm thuộc Bộ phận Nông nghiệp và Thực phẩm SCS Global Services, và đã được vinh danh là Chuyên gia Kiểm toán SQF của Năm vào năm 2015. Chuyên môn của cô trong lĩnh vực kiểm toán và chứng nhận an toàn thực phẩm bao gồm SQF, BRC, HACCP, GMP, kiểm toán trang trại, sản phẩm hữu cơ, nguồn cung ứng có đạo đức, an ninh lương thực và chất lượng; đồng thời cô cũng là một giảng viên đào tạo an toàn thực phẩm giàu kinh nghiệm. Heena đã tốt nghiệp với ba bằng Cử nhân Khoa học về Vi sinh thực phẩm, Sinh học tế bào và Hóa sinh tại Đại học Auckland, New Zealand.
Để liên hệ hoặc góp ý: Hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.