Quản lý chất lượng là chìa khóa để chứng nhận của bên thứ ba
Chứng nhận của bên thứ ba được công nhận rộng rãi là đóng vai trò không thể thiếu trong việc giúp các công ty chứng minh những thành tựu về môi trường, tính bền vững và an toàn của họ với khách hàng và các bên liên quan. Là một tổ chức chứng nhận, câu hỏi chúng tôi thường xuyên nhận được nhất là điều kiện nào giúp chúng tôi đủ điều kiện để thực hiện công việc này.
Với vai trò Trưởng nhóm Đảm bảo Chất lượng của SCS, tôi ví dịch vụ của nhóm mình như một “lưới an toàn” bảo vệ danh tiếng của công ty. Chúng tôi đảm bảo hoạt động của SCS diễn ra liên tục bằng cách hỗ trợ nhiều chứng nhận đang có hiệu lực và đảm bảo khách hàng nhận được những đánh giá nghiêm ngặt về mặt khoa học, khách quan, hiệu quả và chất lượng cao nhất từ các kiểm toán viên của chúng tôi.
Điều mà các khách hàng chứng nhận và kiểm toán của chúng tôi không thể nhìn thấy ngay lập tức là công việc phức tạp, gian khổ diễn ra phía sau hậu trường để bảo vệ tính chuyên nghiệp và sự nghiêm ngặt của các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp và mà họ phụ thuộc vào. Nói tóm lại, một hệ thống giám sát đa cấp được sử dụng để chứng minh năng lực và sự phù hợp của chúng tôi với tư cách là một tổ chức chứng nhận.
Mỗi tuần, nhóm của tôi đều được làm việc với nhiều chương trình chứng nhận và kiểm toán đa dạng, trải rộng khắp nền kinh tế và trực tiếp củng cố các Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên Hợp Quốc . Các chương trình này bao gồm từ thực phẩm và nông nghiệp đến khai thác tài nguyên thiên nhiên và sản xuất sản phẩm tiêu dùng và thương mại. Một số ví dụ đáng chú ý bao gồm Hội đồng Quản lý Rừng (Forest Stewardship Council) , Hội đồng Quản lý Thủy sản (Marine Stewardship Council) , chứng nhận Hữu cơ (Organic) , chứng nhận Không biến đổi gen (Non-GMO) , chứng nhận BIFMA , Indoor Advantage , FloorScore , SQF , GLOBALG.AP , Hiệp hội Bàn tròn về Nhiên liệu sinh học bền vững (Roundtable on Sustainable Biofuels ), Hiệp hội Bàn tròn về Dầu cọ bền vững (Roundtable on Sustainable Palm Oil ), và nhiều hơn nữa. Mặc dù rất khác nhau, tất cả các chương trình này đều hoạt động trong khuôn khổ Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) của SCS.
Trách nhiệm của người chứng nhận
Với tư cách là một tổ chức chứng nhận, SCS chịu trách nhiệm tuân thủ nhiều tiêu chuẩn và phải chứng minh rằng chúng tôi cung cấp các dịch vụ có nền tảng kỹ thuật vững chắc, nhất quán và độc lập cho khách hàng. Một số tiêu chuẩn ISO đặt ra các quy tắc quốc tế về cách thức hoạt động của các tổ chức chứng nhận và kiểm định, và tạo thành nền tảng của Hệ thống Quản lý Chất lượng của SCS, được thiết kế và duy trì bởi Đội ngũ Đảm bảo Chất lượng của SCS. Các tiêu chuẩn này thiết lập các quy tắc về tính độc lập của chúng tôi, quản lý năng lực của nhân viên và nhà thầu, kiểm toán nội bộ, lưu giữ hồ sơ, kiểm soát tài liệu, viết báo cáo, xử lý các trường hợp không phù hợp, giải quyết khiếu nại và kháng nghị, và các khía cạnh khác của quy trình chứng nhận.
Giám sát của cơ quan kiểm định
Hầu hết các phạm vi chứng nhận do SCS cung cấp đều yêu cầu chúng tôi duy trì chứng nhận từ một tổ chức kiểm định quốc gia, chẳng hạn như Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI) , Tổ chức Dịch vụ Kiểm định Quốc tế (ASI) hoặc Hệ thống Kiểm định Chung của Úc và New Zealand (JAS-ANZ) . Sự giám sát của bên thứ ba này mang lại uy tín cho tính độc lập và năng lực kỹ thuật của chúng tôi với tư cách là một đơn vị chứng nhận, đồng thời đóng vai trò là công cụ giảm thiểu rủi ro cho khách hàng khi lựa chọn một tổ chức chứng nhận. Hàng năm, mỗi chương trình được chứng nhận của chúng tôi đều trải qua một cuộc kiểm toán bởi một tổ chức kiểm định, trong đó các văn phòng của chúng tôi được đến thăm và nhân viên được phỏng vấn, và một mẫu hồ sơ khách hàng được xem xét. Ngoài ra, các tổ chức kiểm định sẽ cùng các kiểm toán viên của chúng tôi đến hiện trường để chứng kiến toàn bộ quy trình kiểm toán và hiệu suất của kiểm toán viên trong thời gian thực.
Giám sát chủ sở hữu dự án
Như một lớp giám sát bổ sung, nhiều chủ sở hữu chương trình – tức là chủ sở hữu các tiêu chuẩn xác định các yêu cầu kỹ thuật để chứng nhận (ví dụ: GLOBALG.AP , Bonsucro , ISCC ) – đã thiết kế các chương trình liêm chính riêng của họ. Trong trường hợp này, chính chủ sở hữu chương trình hoặc người được ủy quyền của họ sẽ tiến hành các đánh giá riêng biệt về hoạt động của SCS cả tại trụ sở chính và tại hiện trường. Trong các cuộc kiểm toán liêm chính tại hiện trường, khách hàng của chúng tôi được đánh giá bởi kiểm toán viên của chủ sở hữu chương trình, với mục tiêu xem liệu những thiếu sót mà họ xác định trong hoạt động của khách hàng có nhất quán với những thiếu sót được xác định bởi các kiểm toán viên của SCS hay không.
Kiểm toán nội bộ
Đội ngũ Đảm bảo Chất lượng của SCS cũng đã thiết lập một hệ thống kiểm toán nội bộ mạnh mẽ, theo đó mỗi chương trình được đánh giá một lần mỗi năm dựa trên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO, chương trình và công ty. Việc kiểm toán các kiểm toán viên không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng đồng thời, họ cũng là những người nhận được nhiều phản hồi mang tính xây dựng nhất vì hơn ai hết, họ hiểu được giá trị của việc cải tiến liên tục. Kiểm toán nội bộ phục vụ một số chức năng:
- Đảm bảo: Với tư cách là kiểm toán viên nội bộ, chúng tôi đánh giá khách quan hoạt động của chương trình để xem xét mức độ tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình của chính mình, mức độ tuân thủ các yêu cầu về chứng nhận và chương trình, cũng như để xác định bất kỳ vấn đề hiện có hoặc tiềm ẩn nào.
- Yếu tố thúc đẩy hiệu quả: Các dịch vụ của SCS ngày càng đa dạng, và với khả năng đánh giá hoạt động của tất cả các chương trình trong công ty, các kiểm toán viên nội bộ đóng vai trò là điểm đến duy nhất để tìm hiểu về các thực tiễn tốt nhất.
- Giảm thiểu rủi ro: Các kiểm toán viên nội bộ xác định các lĩnh vực có rủi ro và đề xuất các giải pháp giảm thiểu rủi ro.
Là một đơn vị kiểm toán trong lĩnh vực chứng nhận bền vững tự nguyện của bên thứ ba, chúng tôi cần phải sẵn sàng chấp nhận bị kiểm toán. Chính nhờ sự giám sát độc lập nghiêm ngặt này mà chúng tôi có thể đảm bảo với khách hàng rằng dịch vụ của chúng tôi đáng tin cậy, chuyên nghiệp và có năng lực kỹ thuật.
Diana Kirsanova Phillips là Giám đốc Đảm bảo Chất lượng của SCS Global Services . SCS cung cấp dịch vụ chứng nhận bên thứ ba cho các công ty và tổ chức trên toàn thế giới. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập www.scsglobalservices.com hoặc liên hệ với Diana qua địa chỉ email [email protected] hoặc số điện thoại 1.510.452.9089.
Vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay nếu bạn có thắc mắc hoặc góp ý về blog.
