Tăng cường thực thi hữu cơ (SOE) Tóm tắt: Bảy thay đổi hàng đầu cần theo dõi khi thời hạn năm 2024 đến gần
Quy định cuối cùng về Tăng cường Thực thi Hữu cơ (SOE) của Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) là sự thay đổi lớn nhất đối với Chương trình Hữu cơ Quốc gia (NOP) kể từ khi thành lập vào năm 2001. Theo Hiệp hội Thương mại Hữu cơ (OTA), đơn vị đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng quy định SOE mới, bản cập nhật này “khắc phục những lỗ hổng trong các quy định hiện hành và xây dựng các thực tiễn chứng nhận nhất quán để phát hiện và ngăn chặn gian lận, cải thiện tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc của các sản phẩm hữu cơ trên toàn chuỗi cung ứng, và bảo vệ tính toàn vẹn của sản phẩm hữu cơ nhằm hỗ trợ sự tăng trưởng liên tục của thị trường hữu cơ.”
Các công ty có thể tham khảo một số nguồn tài liệu để tìm hiểu thêm, bao gồm bản tóm tắt đầy đủ quy định cuối cùng về SOE của Hiệp hội Thương mại Hữu cơ, các thông báo chính thức của Công báo Liên bang về sửa đổi SOE, và bản so sánh chính thức giữa ngôn ngữ quy định của chương trình hữu cơ ban đầu và quy định SOE mới.
Hạn chót để tuân thủ quy định mới về doanh nghiệp nhà nước là khi nào?
Hạn chót để tuân thủ quy định cuối cùng về Tăng cường thực thi hữu cơ (SOE) mới là ngày 19 tháng 3 năm 2024. Tất cả các công ty và tổ chức bị ảnh hưởng dự kiến phải hiểu, đã thực hiện và tuân thủ quy định cuối cùng về SOE trước ngày đó.
Ai bị ảnh hưởng?
Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) dự đoán rằng quy định mới về SOE (Student of Organic Exchange - Tổ chức chứng nhận hữu cơ) sẽ tác động đến tất cả các nhà sản xuất, chế biến, phân phối sản phẩm hữu cơ, cũng như tất cả các cơ quan và thanh tra chứng nhận hữu cơ. Ngoài ra, các bên tham gia chuỗi cung ứng hữu cơ hiện chưa được chứng nhận hữu cơ cũng cần phải tuân thủ quy định này.
Các công ty trước đây chưa từng phải đạt chứng nhận hữu cơ USDA giờ đây sẽ cần tuân thủ các tiêu chuẩn này nếu muốn tiếp tục tham gia vào chuỗi cung ứng hữu cơ. SCS Global Services Chúng tôi tận dụng 20 năm kinh nghiệm hỗ trợ các công ty đạt chứng nhận hữu cơ để đưa ra bảy thay đổi quan trọng về quy định của SOE mà chúng tôi tin rằng các công ty cần biết ngay bây giờ.
Bảy thay đổi quan trọng nhất theo Quy định cuối cùng về SOE
1. Mở rộng các chứng nhận hữu cơ và các trường hợp miễn trừ mới
Quy định mới của SOE (Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhà nước) mang đến các yêu cầu chứng nhận hữu cơ mở rộng cùng với một số trường hợp miễn trừ cụ thể (nhưng có giới hạn). Đáng chú ý là việc mở rộng chứng nhận bao gồm các hoạt động “giao dịch, tạo điều kiện bán hàng hoặc giao dịch thay mặt người bán hoặc chính mình, nhập khẩu và/hoặc xuất khẩu sản phẩm hữu cơ”, theo giải thích của Hiệp hội Thương mại Hữu cơ . Quan trọng hơn, các nhà môi giới, nhà xuất khẩu, thương nhân và một số đối tượng khác trước đây được coi là miễn trừ chứng nhận giờ đây sẽ phải được chứng nhận — trừ khi các hoạt động này đủ điều kiện được miễn trừ.
Các nhà điều hành có thể lên kế hoạch cho một số hoạt động rủi ro thấp được xem là miễn trừ. Các hoạt động rủi ro thấp có thể bao gồm các hoạt động rất nhỏ và một số cửa hàng bán lẻ mà, như OTA đã làm rõ, không chế biến sản phẩm hữu cơ hoặc chỉ “chế biến” theo nghĩa xử lý các sản phẩm hữu cơ đã được đóng gói và niêm phong trước đó tại điểm bán hàng cuối cùng. Và trong khi các đơn vị vận chuyển “chỉ vận chuyển sản phẩm hữu cơ giữa các cơ sở được chứng nhận hoặc chuyển tải giữa các phương thức vận chuyển” không cần phải được chứng nhận riêng lẻ, thì trên thực tế, các nhà điều hành này trở thành trách nhiệm của các cơ sở được chứng nhận chịu trách nhiệm bốc xếp hoặc nhận sản phẩm.
2. Giấy chứng nhận nhập khẩu NOP và Cơ sở dữ liệu về tính toàn vẹn hữu cơ
Theo quy định cuối cùng của SOE, tất cả các sản phẩm hữu cơ nhập khẩu phải được khai báo với hệ thống Môi trường Thương mại Tự động (ACE) của Cơ quan Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) bằng cách sử dụng dữ liệu từ Giấy chứng nhận Nhập khẩu NOP (Chương trình Hữu cơ Quốc gia).
Giấy chứng nhận nhập khẩu NOP được tạo ra bởi tổ chức chứng nhận được ủy quyền của nhà xuất khẩu trong Cơ sở dữ liệu về tính toàn vẹn hữu cơ NOP ( INTEGRITY ), hoạt động như một sổ đăng ký các hoạt động hữu cơ đã được chứng nhận. Giấy chứng nhận nhập khẩu NOP và cơ sở dữ liệu INTEGRITY đóng vai trò quan trọng trong quy định cuối cùng về Tăng cường thực thi hữu cơ vì các tổ chức chứng nhận sẽ có thể theo dõi và ghi lại một cách có hệ thống các mức độ tuân thủ khác nhau của các hoạt động. Trong cơ sở dữ liệu, các tổ chức chứng nhận cũng sẽ có thể coi một số hoạt động là “đang trong giai đoạn chuyển tiếp”— một chỉ định chính thức có nghĩa là hoạt động đó chưa được chứng nhận đầy đủ.
Theo thông báo chính thức của USDA vào tháng 6 năm 2023 , việc chỉ định một số hoạt động nhất định là đang trong giai đoạn chuyển tiếp trong cơ sở dữ liệu mang lại một số lợi ích. Các hoạt động đang trong giai đoạn chuyển tiếp được liệt kê có thể đủ điều kiện tham gia bảo hiểm cây trồng trong giai đoạn chuyển tiếp, và việc hoàn thành Kế hoạch Hệ thống Hữu cơ (OSP) “cung cấp một cơ chế sớm để các hoạt động kết nối với đơn vị chứng nhận, tìm hiểu các quy định hữu cơ và triển khai các hệ thống tuân thủ liên quan đến thực hành, sử dụng vật liệu và lưu giữ hồ sơ”. Ngoài việc giúp các đơn vị chứng nhận xây dựng mối quan hệ với hoạt động đang trong giai đoạn chuyển tiếp, quá trình chuyển tiếp cũng có thể giúp ngăn ngừa việc bị từ chối chứng nhận hữu cơ một cách bất ngờ và không lường trước được vào thời điểm sau này.
3. Truy xuất nguồn gốc chuỗi cung ứng và phòng chống gian lận
Nhu cầu cải thiện việc phòng chống gian lận và truy xuất nguồn gốc đã dẫn đến việc cập nhật các quy định hữu cơ hiện hành, khiến yếu tố này trong quy định cuối cùng của SOE trở nên nổi bật và quan trọng. Về cơ bản, các hoạt động phải “bao gồm kế hoạch phòng chống gian lận trong Kế hoạch Hệ thống Hữu cơ (OSP) của họ”, OTA viết . Các kế hoạch như vậy nên nêu rõ “các thực tiễn và quy trình giám sát mà mỗi nhà điều hành sử dụng để ngăn chặn gian lận hữu cơ và xác minh nhà cung cấp cũng như tình trạng sản phẩm hữu cơ”. Các hoạt động sẽ được yêu cầu duy trì hồ sơ cho mỗi giao dịch, trải dài từ thời điểm mua hoặc thu mua đến sản xuất đến bán hoặc vận chuyển. Các hồ sơ này phải có thể truy xuất nguồn gốc đến hoạt động được chứng nhận cuối cùng trong chuỗi cung ứng của họ và phải xác định các sản phẩm nông nghiệp là hữu cơ.
Về vấn đề này, các tổ chức chứng nhận cũng sẽ chịu trách nhiệm xác định các hoạt động và sản phẩm có rủi ro cao, cũng như chuẩn bị “thực hiện các cuộc kiểm toán truy xuất nguồn gốc chuỗi cung ứng dựa trên rủi ro” nhằm xác định và theo dõi sự di chuyển của sản phẩm dọc theo toàn bộ chuỗi cung ứng. Các hoạt động đáng chú ý dọc theo chuỗi cung ứng bao gồm bán hàng, lưu giữ, xử lý và xác minh tình trạng hữu cơ của sản phẩm. OTA nhấn mạnh rằng các tổ chức chứng nhận sẽ được kỳ vọng hợp tác với nhau trong các cuộc điều tra gian lận và báo cáo bằng chứng đáng tin cậy về gian lận cho USDA.
4. Ghi nhãn các bao bì không dùng cho bán lẻ
Một phần quan trọng khác của quy định SOE mới liên quan đến các bao bì không dùng cho bán lẻ, giờ đây phải bao gồm thông tin nhận dạng hữu cơ (có thể dùng chữ viết tắt hoặc từ viết tắt) và thông tin như mã lô hàng liên kết bao bì với tài liệu theo dõi kiểm toán. Tài liệu theo dõi kiểm toán liên quan đến bao bì không dùng cho bán lẻ phải xác định hoạt động được chứng nhận cuối cùng đã xử lý sản phẩm và cung cấp đủ thông tin và thông số kỹ thuật để xác định nguồn gốc, việc chuyển giao quyền sở hữu và vận chuyển sản phẩm.
5. Chứng nhận hữu cơ và báo cáo dữ liệu
Phần này của quy định SOE mới cũng yêu cầu các tổ chức chứng nhận sử dụng dữ liệu được lưu trữ trong cùng Cơ sở dữ liệu về tính toàn vẹn hữu cơ (INTEGRITY) đã đề cập trong phần Chứng nhận nhập khẩu NOP ở trên. Tuy nhiên, hướng dẫn mới về chứng nhận hữu cơ và báo cáo dữ liệu theo SOE có nghĩa là các tổ chức chứng nhận sẽ cần tạo ra các chứng chỉ hữu cơ tiêu chuẩn từ INTEGRITY. Các chứng chỉ này dự kiến sẽ sử dụng định dạng và các trường dữ liệu tiêu chuẩn. Và trong khi các phụ lục riêng biệt được phép đính kèm vào chứng chỉ, các phụ lục này phải bao gồm một số thông tin nhất định, chẳng hạn như số nhận dạng INTEGRITY duy nhất của cơ sở và liên kết đến hồ sơ của cơ sở trong INTEGRITY.
Chứng nhận hữu cơ và báo cáo dữ liệu tiêu chuẩn hóa là một phần quan trọng của quy định SOE mới do vai trò của chúng trong việc truy xuất nguồn gốc và hỗ trợ nỗ lực lớn hơn nhằm ngăn chặn gian lận ở mọi khâu dọc theo chuỗi cung ứng. Vì vậy, các tổ chức chứng nhận cần duy trì dữ liệu hiện hành và chính xác cho tất cả các hoạt động được chứng nhận theo tiêu chuẩn INTEGRITY.
Theo OTA, một số trường dữ liệu bắt buộc mà các đơn vị chứng nhận cần báo cáo thông qua các biểu mẫu chứng nhận này bao gồm: trạng thái chứng nhận, phạm vi chứng nhận và các sản phẩm nông sản hữu cơ mà đơn vị kinh doanh. Quan trọng nhất ở đây là thời hạn báo cáo bắt buộc là 72 giờ kể từ khi đơn vị kinh doanh bị đình chỉ, thu hồi hoặc tự nguyện trả lại chứng nhận.
6. Hoạt động của nhóm nhà sản xuất
Trước đây được gọi là “nhóm người trồng trọt”, các nhóm sản xuất đã và sẽ tiếp tục đủ điều kiện để được chứng nhận hữu cơ theo một Kế hoạch Hệ thống Hữu cơ (OSP), theo ghi nhận của OTA . Lần đầu tiên, quy định cuối cùng của SOE bổ sung “các yêu cầu cụ thể để chứng nhận nhóm vào các quy định NOP”— điều này có nghĩa là để các nhà sản xuất đủ điều kiện được chứng nhận theo nhóm, họ phải đáp ứng các tiêu chí đủ điều kiện cụ thể. Ví dụ, các thành viên sẽ cần được tổ chức thành các đơn vị sản xuất, tất cả đều sử dụng các phương pháp sản xuất và đầu vào chung, đồng thời sử dụng các hệ thống và cơ sở thu gom, chế biến, phân phối, tiếp thị tập trung.
Các nhóm sản xuất sẽ cần sử dụng Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (ICS) để đảm bảo mỗi thành viên trong nhóm tuân thủ tất cả các yêu cầu về sản phẩm hữu cơ và tiến hành kiểm tra nội bộ, duy trì hồ sơ truy xuất nguồn gốc, bao gồm các hoạt động khác như đào tạo, giám sát và kiểm toán. Mỗi thành phần này phối hợp với nhau để hỗ trợ sự gắn kết và tuân thủ tổng thể của nhóm.
Quan trọng nhất, phần này của quy định cuối cùng về SOE liên quan đến cách thức các đơn vị chứng nhận sẽ được yêu cầu xác minh sự tuân thủ tổng thể của nhóm sản xuất như đã được ghi nhận trong Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (ICS) của nhóm thông qua các cuộc kiểm tra định kỳ tại chỗ. Cụ thể, (ICS) sẽ được sử dụng làm cơ sở để đánh giá nhóm sản xuất không chỉ thông qua các cuộc kiểm tra tại chỗ, mà còn thông qua việc thực hiện các cuộc kiểm toán có sự chứng kiến của các thanh tra viên nội bộ và kiểm tra trực tiếp một mẫu các thành viên riêng lẻ.
Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) cung cấp một công thức tính toán chính xác để giúp các đơn vị chứng nhận xác định tỷ lệ phần trăm thành viên trong một nhóm sản xuất cụ thể mà họ nên lên kế hoạch kiểm tra – ít nhất là 1,4 lần căn bậc hai của tổng số thành viên hoặc 2% tổng số thành viên của nhóm sản xuất – tuy nhiên, tỷ lệ lấy mẫu thường sẽ cao hơn nhiều. Tất cả các thành viên có rủi ro cao và tất cả các cơ sở chế biến phải được kiểm tra hàng năm.
Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) cung cấp bản so sánh song song giữa ngôn ngữ của Quy định Hữu cơ ban đầu và văn bản mới của quy định cuối cùng về Tăng cường Thực thi Hữu cơ. Và mặc dù cụm từ "rủi ro cao" chỉ xuất hiện hai lần trong bản so sánh này, điều quan trọng cần lưu ý là USDA kỳ vọng các thành viên nhóm sản xuất sẽ xác định những gì họ coi là rủi ro cao trong Hệ thống Kiểm soát Nội bộ của riêng họ — và sau đó ghi lại cách họ quản lý và xử lý các hoạt động có rủi ro cao này để nhóm có thể duy trì sự tuân thủ.
7. Kiểm tra tại chỗ và kiểm tra đột xuất
Các thanh tra viên sẽ được yêu cầu thực hiện kiểm toán cân bằng khối lượng (“đầu vào-đầu ra”) và truy xuất nguồn gốc (“truy tìm nguồn gốc”) trong tất cả các cuộc kiểm tra tại chỗ hàng năm. “Kiểm toán cân bằng khối lượng xác minh rằng số lượng sản phẩm và nguyên liệu hữu cơ được sản xuất hoặc mua được sử dụng, lưu trữ, bán hoặc vận chuyển bởi cơ sở sản xuất,” OTA giải thích . Kiểm toán truy tìm nguồn gốc giúp đảm bảo rằng các sản phẩm và nguyên liệu hữu cơ có thể được truy xuất nguồn gốc từ thời điểm mua cho đến quá trình sản xuất, bán hàng và vận chuyển.
Theo OTA, các đơn vị chứng nhận có trách nhiệm tiến hành kiểm tra đột xuất ít nhất 5% số cơ sở mà họ chứng nhận. Và mặc dù phạm vi của một cuộc kiểm tra đột xuất có thể bị giới hạn, nhưng nó vẫn phải được tiến hành mà không báo trước cho người vận hành — chính xác là không quá bốn giờ trước khi thanh tra viên đến địa điểm.
Chỉ còn vài tuần nữa là đến hạn chót — công ty của bạn đã sẵn sàng chưa?
Với thời hạn ngày 19 tháng 3 đang đến gần, Bộ Nông nghiệp Hoa Kỳ (USDA) khuyến khích các doanh nghiệp cần hỗ trợ trong việc điều hướng hoặc điều chỉnh quy trình làm việc để tuân thủ các quy định của SOE (Standard Organic Education - Tiêu chuẩn Thực hành Nông nghiệp) nên hành động ngay lập tức. Tại SCS, chúng tôi tự hào không chỉ là nguồn kiến thức và hiểu biết hữu ích về những thay đổi sắp tới này, mà còn là đối tác chiến lược giúp các công ty điều hướng toàn bộ các quy định của SOE và toàn bộ quy trình chứng nhận hữu cơ của USDA.
Tôi có thể đi đâu để tìm hiểu thêm về DNNN?
SCS khuyến nghị bắt đầu với toàn văn quy tắc cuối cùng, trang web của Chương trình Hữu cơ Quốc gia, Tờ thông tin DNNN của Hiệp hội Thương mại Hữu cơ (OTA) và Tờ thông tin DNNN của Dịch vụ Tiếp thị Nông nghiệp (AMS). Cũng hữu ích là so sánh song song của USDA về ngôn ngữ quy định hữu cơ ban đầu và SOE mới.
Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ:
Giám đốc bán hàng - Tuyên bố sản phẩm
+1-510-993-0235
