Đổi mới kiểm toán an toàn thực phẩm
Mở rộng các tùy chọn tại chỗ và trực tuyến để đáp ứng thách thức của Covid-19 và hơn thế nữa
Bernadette Goldstein
Đổi mới kiểm toán an toàn thực phẩm là gì?
Những người làm trong ngành thực phẩm đứng ở tuyến đầu của đại dịch toàn cầu Covid-19, đảm bảo rằng chúng ta tiếp tục có thể ăn thực phẩm tươi và lành mạnh, bất chấp những thách thức chưa từng có. Các công ty như công ty của bạn phải đối mặt với tình trạng gián đoạn lịch trình sản xuất, gián đoạn chuỗi cung ứng, nhu cầu thay đổi thất thường và tình trạng thiếu hụt lao động tiềm ẩn. Giữa những thay đổi này, chưa bao giờ có nhu cầu cấp thiết hơn về các biện pháp thực hành an toàn thực phẩm lành mạnh được hỗ trợ bởi các cuộc kiểm toán độc lập. Để ứng phó, SCS đã phát triển nhiều lựa chọn kiểm toán an toàn thực phẩm tại chỗ và từ xa để giúp bạn duy trì chương trình an toàn thực phẩm của mình đúng hướng.
Tại sao chọn SCS?
Từ năm 1984, SCS Global Services là đơn vị tiên phong hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và chứng nhận an toàn thực phẩm dựa trên khoa học. Các giao thức kiểm toán nâng cao và công nghệ tiên tiến của chúng tôi toàn diện và không xâm lấn.
Các phương pháp này kết hợp công nghệ phát trực tiếp video ảo và công nghệ ghi hình tiên tiến với hơn ba thập kỷ kinh nghiệm kiểm toán chuyên sâu, giúp bạn đảm bảo hiệu suất ở cấp độ GMP hoặc GFSI. Các giải pháp kiểm toán của chúng tôi cũng có thể nâng cao trải nghiệm kiểm toán cho khách hàng của chúng tôi, hiện tại và trong tương lai.
- Các loại kiểm toán
- Đủ điều kiện
- Lợi ích của các tùy chọn kiểm toán mới
- Các câu hỏi thường gặp
- Quá trình
Các loại kiểm tra an toàn thực phẩm
Kiểm toán được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của công ty, có tính đến các hạn chế đi lại, hạn chế ra vào và giãn cách xã hội an toàn. Các cuộc kiểm toán trực tuyến nâng cao tại chỗ mới của chúng tôi và các cuộc kiểm toán trực tuyến nâng cao được thực hiện từ xa có sẵn khi các cuộc kiểm toán tại chỗ truyền thống không phải là một lựa chọn:
- MỚI: Kiểm toán tại chỗ được kích hoạt ảo
Kiểm toán viên tiến hành kiểm tra trực tiếp “đi bộ” ảo, cung cấp hướng dẫn từng khoảnh khắc cho nhân viên an toàn thực phẩm tại chỗ được chỉ định, sử dụng công nghệ phát trực tiếp video, camera video 360° độ phân giải cao, GPS và các công cụ khác. Việc có kiểm toán viên tại chỗ hỗ trợ kết nối phát trực tiếp tối ưu, xem lại cảnh quay camera tại chỗ, cơ hội phỏng vấn trực tiếp nhân viên và các lợi ích khác. Áp dụng khi được phép tại cơ sở nhưng bị hạn chế về quyền truy cập đầy đủ. - MỚI: Kiểm toán từ xa được kích hoạt ảo
Các cuộc kiểm toán này sử dụng tất cả các công cụ của các cuộc kiểm toán ảo tại chỗ – công nghệ phát trực tiếp video, camera video 360° độ phân giải cao, GPS, v.v. – do các kiểm toán viên chỉ đạo từ xa. Chúng cũng bao gồm phát trực tiếp nhân viên từ xa hoặc phỏng vấn qua điện thoại, khảo sát và đường dây nóng nhắn tin văn bản. Áp dụng khi các kiểm toán viên không có quyền truy cập tại chỗ. - Kiểm toán tại chỗ đầy đủ
Kiểm toán viên tuân thủ các giao thức kiểm toán tiêu chuẩn, bao gồm kiểm tra tại chỗ, phỏng vấn trực tiếp nhân viên, xem xét tài liệu[lb2], v.v. Kiểm toán viên mang theo giấy chứng nhận đi lại, sử dụng PPE và tuân thủ các hướng dẫn giãn cách xã hội nghiêm ngặt. Áp dụng khi được phép đi lại và tiếp cận địa điểm bình thường và đảm bảo an toàn cho kiểm toán viên. - Kiểm toán bàn làm việc
Kiểm toán tại bàn thường được tiến hành như một bước sơ bộ trong quy trình kiểm toán hoặc như một phương tiện để rút ngắn các cuộc kiểm toán ảo hoặc tại chỗ tiếp theo. Kiểm toán tại bàn cũng có thể được tiến hành khi các cuộc đánh giá tài liệu ngoài cơ sở và phỏng vấn từ xa đủ để đáp ứng nhu cầu của chương trình. Áp dụng như một bước sơ bộ hoặc khi chỉ cần đánh giá tại bàn.
Công ty đủ điều kiện
Bất kỳ hoạt động chế biến, đóng gói hoặc lưu trữ thực phẩm nào quan tâm đến việc đăng ký hoặc đã đăng ký chương trình chứng nhận và kiểm toán an toàn thực phẩm được công nhận đều có thể tận dụng các dịch vụ này, cho dù đã được SCS hoặc bên thứ ba khác kiểm toán trước đó.
Chúng tôi cũng có thể kiểm toán các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của bạn, xác minh các cuộc kiểm toán do những người khác thực hiện, tiến hành kiểm toán trước khi đánh giá và tiến hành đánh giá khoảng cách cho các công ty đang tiến tới các tùy chọn chứng nhận phức tạp hơn. SCS luôn ở đây vì bạn.
Các cuộc kiểm toán tại chỗ và từ xa mới, được kích hoạt ảo của chúng tôi cung cấp các đánh giá và kết quả đáng tin cậy, có thể so sánh được trong thời điểm khả năng truy cập trang web bị hạn chế này. Các lợi ích bao gồm:
Xử lý tất cả các khía cạnh được bao phủ bởi các cuộc kiểm toán tại chỗ truyền thống kéo dài 1 ngày (ví dụ: cấp GMP) và 2 ngày (ví dụ: cấp GFSI-[lb1]), bao gồm sự tuân thủ chính sách/hành chính, xác định và xem xét các hành động khắc phục, an ninh và an toàn của nhân viên để có một cuộc kiểm toán toàn diện
- Sử dụng công nghệ camera hình cầu 360° có độ phân giải cao, có khả năng quay video liên tục và dừng chuyển động, xem lại từng khung hình, cũng như truyền thông video trực tiếp và giám sát video từ xa
- Cho phép đóng dấu thời gian kiểm toán cũng như tọa độ GPS để xác thực
- Tối ưu hóa kết nối phát trực tiếp khi ở tại chỗ do khoảng cách gần (ví dụ: thông qua bộ khuếch đại wifi)
- Làm việc chặt chẽ với đội ngũ an toàn thực phẩm tại chỗ của bạn, kiểm toán viên của chúng tôi có thể khai thác chuyên môn của họ theo thời gian thực và củng cố vai trò nội bộ của họ trong việc thúc đẩy hiệu suất và cải tiến an toàn thực phẩm
- Cho phép kiểm toán viên xem lại cảnh quay camera (video và hình ảnh tĩnh) ngay tại chỗ
- Cho phép phỏng vấn trực tiếp, bảo mật với nhân viên trong khi vẫn duy trì khoảng cách vật lý an toàn
Hơn nữa, các phương pháp kiểm toán này mang lại một số lợi ích nâng cao độc đáo vượt xa các cuộc kiểm tra tại chỗ truyền thống, cho phép các kiểm toán viên của chúng tôi:
- “Phát lại” cảnh quay cụ thể nhiều lần để tập trung hơn vào các chi tiết (không thể thực hiện trong quá trình kiểm tra thông thường)
- Yêu cầu thêm video, hình ảnh hoặc dữ liệu khi cần thiết ngay tại chỗ
- Chỉ ra trực quan các vấn đề cụ thể mà nhân viên an toàn thực phẩm của bạn quan tâm, được ghi lại bằng camera để họ xem xét
Một số công ty đã nhận ra rằng những đổi mới này mang lại những lợi ích vượt xa thách thức hiện tại do COVID-19 gây ra, không chỉ nâng cao quy trình kiểm toán mà còn hỗ trợ và củng cố trực tiếp các mục tiêu của nhóm an toàn thực phẩm của công ty.
Kiểm toán tại chỗ sử dụng công nghệ ảo có gì khác so với kiểm toán tại chỗ truyền thống?
Trong quá trình kiểm toán tại chỗ được hỗ trợ ảo, kiểm toán viên SCS cung cấp một camera hình cầu 360° cho một đại diện nhân viên an toàn thực phẩm của công ty được chỉ định và thiết lập một liên kết truyền thông video trực tiếp (ví dụ: Facetime) để hướng dẫn đại diện này thực hiện một cuộc kiểm tra chi tiết theo thời gian thực. Camera ghi lại video liên tục theo mọi hướng, cũng như hình ảnh dừng lại, từng khung hình và tọa độ GPS, tất cả sau đó được kiểm toán viên xem xét tại chỗ.
Kiểm toán thực tế ảo tại chỗ khác với kiểm toán thực tế ảo từ xa như thế nào?
Trong quá trình kiểm toán tại chỗ được hỗ trợ ảo, kiểm toán viên SCS và đại diện nhân viên công ty tận hưởng kết nối phát trực tiếp tối ưu, hỗ trợ chỉ đạo và giao tiếp theo thời gian thực. Sau khi kiểm toán hoàn tất, hình ảnh camera đã ghi có thể được xem lại tại chỗ và có thể được bổ sung khi cần. Khi kiểm toán được thực hiện từ xa, camera phải được chuyển đến kiểm toán viên để xem xét.
Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật khi tiến hành phỏng vấn nhân viên trong quá trình kiểm toán trực tuyến?
Tính bảo mật cho các cuộc phỏng vấn nhân viên được đảm bảo theo nhiều cách. Khi ở tại chỗ, kiểm toán viên và nhân viên có thể phỏng vấn trực tiếp, trực tiếp ở khoảng cách an toàn. Các cuộc kiểm toán ảo được thực hiện thông qua phát trực tiếp có thể xác nhận rằng nhân viên đang ở một mình khi được phỏng vấn. Đường dây nóng văn bản và các công cụ khác có thể hỗ trợ thêm cho quá trình phỏng vấn.
Làm thế nào để đảm bảo quá trình kiểm tra của bạn được hoàn tất khi tiến hành kiểm toán ảo?
Chuẩn bị đúng cách là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng cuộc kiểm tra sẽ được hoàn thành đúng cách. Điều này thường bao gồm việc xem xét các tài liệu và hồ sơ, cũng như sơ đồ mặt bằng và thông tin về quy trình. Cuộc kiểm toán ảo được lên kế hoạch cẩn thận trước để đảm bảo rằng tất cả các điểm quan tâm thiết yếu đều được đánh giá và các cuộc phỏng vấn nhân viên và các quy trình theo dõi hoàn tất quy trình.
Kiểm toán thực tế ảo có được công nhận là giải pháp thay thế cho kiểm toán tại chỗ truyền thống không?
Khi các công nghệ và giao thức ảo được sử dụng ngày càng nhiều, nhiều ứng dụng của chúng đang được nghiên cứu và đánh giá chuẩn cẩn thận để xác định và đảm bảo tính tương đương của chúng với các giao thức kiểm toán chuẩn. Mặc dù hiện tại chúng chưa được công nhận là tương đương chính thức, nhưng các công nghệ này đang nhanh chóng nổi lên như những lựa chọn khả thi có thể thay đổi bộ mặt của hoạt động kiểm toán an toàn thực phẩm trong tương lai. Hiện tại, các cuộc kiểm toán này đóng vai trò tốt như các đánh giá tạm thời, đặc biệt là khi các quy trình an toàn lao động, khối lượng sản xuất và các biến số khác đang thay đổi, cũng như các đánh giá trước.
Các cuộc kiểm toán an toàn thực phẩm tại chỗ và từ xa được kích hoạt ảo nhằm mục đích mô phỏng toàn bộ trải nghiệm tại chỗ. Các bước tiến hành các cuộc kiểm toán này sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ kiểm toán cụ thể mà bạn mong muốn. Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình có thể được tóm tắt như sau:
- Nộp đơn xin kiểm toán
Điền vào mẫu đơn xin cấp SCS, mẫu đơn này cung cấp cho chúng tôi thông tin chi tiết về địa điểm và hoạt động của bạn. Liên hệ với SCS theo địa chỉ [email protected] để yêu cầu hướng dẫn. Nhân viên SCS sẽ gửi lại đề xuất để bạn ký. Để bắt đầu quá trình chứng nhận, hãy gửi lại đề xuất đã ký và Lệnh làm việc - Hoàn thành bảng câu hỏi
Cung cấp tài liệu và thông tin liên quan đến SOP, chính sách, sơ đồ mặt bằng, danh sách nhân viên, v.v. để kiểm toán viên sử dụng khi chuẩn bị cho việc kiểm tra thực địa. - Kiểm toán bàn làm việc
Kiểm toán viên tiến hành xem xét tài liệu để đảm bảo tính đầy đủ. Một số chương trình kiểm toán yêu cầu phải xem xét chính thức tại bàn làm việc, bao gồm việc ban hành các phát hiện cần được giải quyết trước khi tiến hành phần kiểm toán tại chỗ. - Lên lịch kiểm tra trang web
SCS chỉ định một kiểm toán viên và đề xuất ngày kiểm toán. Sau khi xác nhận, một kế hoạch kiểm toán sẽ được cung cấp để đảm bảo nhóm của bạn đã sẵn sàng. - Tiến hành kiểm tra được kích hoạt ảo
Một cuộc kiểm toán tại chỗ được thực hiện để đảm bảo rằng hoạt động của bạn tuân thủ. Một đại diện nhân viên an toàn thực phẩm của công ty sẽ được chọn để mang theo thiết bị ghi hình ảo và phát trực tiếp, theo chỉ đạo của kiểm toán viên SCS, theo kế hoạch kiểm toán. Các giao thức chi tiết khác nhau tùy thuộc vào việc SCS quản lý việc kiểm tra tại chỗ hay từ xa. Tùy thuộc vào kế hoạch kiểm toán, có thể cần phải họp nhóm vào đầu và cuối quá trình kiểm toán. Khi kết thúc quá trình kiểm tra, kiểm toán viên sẽ giải thích kết quả kiểm toán, bao gồm bất kỳ sự không tuân thủ nào. - Đánh giá báo cáo kiểm toán
Kiểm toán viên chuẩn bị và nộp báo cáo kiểm toán. Các điểm không phù hợp đã xác định phải được giải quyết và bằng chứng về việc sửa chữa phải được cung cấp cho SCS trong một khoảng thời gian cụ thể. Kiểm toán viên xem xét và đóng các điểm không phù hợp theo yêu cầu. Sau khi quá trình này hoàn tất, các kiểm toán viên nộp báo cáo kiểm toán. - Điểm kiểm toán vấn đề
SCS tiến hành đánh giá kỹ thuật cuối cùng đối với báo cáo kiểm toán và tài liệu về Hành động khắc phục và đưa ra điểm kiểm toán cuối cùng. Kết quả kiểm toán cuối cùng được gửi cho bạn và được đăng, và được gửi đến các nhà bán lẻ cụ thể theo yêu cầu. Đối với các chương trình kiểm toán dẫn đến chứng nhận, quyết định chứng nhận cuối cùng sẽ được đưa ra. Nếu chứng nhận được cấp, SCS sẽ cấp chứng chỉ và báo cáo cuối cùng cho cơ sở/hoạt động và đăng báo cáo và chứng chỉ của mình lên cơ sở dữ liệu trực tuyến khi người mua yêu cầu.
Yêu cầu thông tin
Sẵn sàng bắt đầu hoặc cần thêm thông tin? Hãy kết nối với chúng tôi.
