Những đổi mới trong kiểm toán an toàn thực phẩm
Mở rộng các hình thức học trực tiếp và trực tuyến để ứng phó với thách thức do đại dịch Covid-19 gây ra và những thách thức trong tương lai
“Đổi mới trong kiểm toán an toàn thực phẩm” là gì?
Những người lao động trong ngành thực phẩm đang đứng ở tuyến đầu của đại dịch Covid-19 toàn cầu, đảm bảo rằng chúng ta vẫn có thể tiếp tục tiêu thụ thực phẩm tươi ngon và lành mạnh, bất chấp những thách thức chưa từng có. Các doanh nghiệp như của quý vị đang phải đối mặt với sự gián đoạn trong lịch trình sản xuất, sự gián đoạn chuỗi cung ứng, những biến động mạnh về nhu cầu và nguy cơ thiếu hụt nhân lực. Trong bối cảnh những thay đổi này, chưa bao giờ nhu cầu về các biện pháp an toàn thực phẩm vững chắc, được hỗ trợ bởi các cuộc kiểm toán độc lập, lại cấp thiết đến vậy. Để đáp ứng điều này, Hiệp hội Kiểm toán Thực phẩm Quốc tế ( SCS Global Services ) đã phát triển các phương án kiểm toán an toàn thực phẩm đa dạng, bao gồm cả hình thức trực tiếp tại hiện trường và từ xa, nhằm giúp quý công ty duy trì chương trình an toàn thực phẩm của mình đi đúng hướng.
Tại sao nên chọn SCS Global Services?
Kể từ năm 1984, Tổ chức Kiểm toán và Chứng nhận Thực phẩm ( SCS Global Services ) đã là đơn vị tiên phong hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và chứng nhận an toàn thực phẩm dựa trên cơ sở khoa học. Các quy trình kiểm toán được cải tiến và công nghệ tiên tiến của chúng tôi mang tính toàn diện và không xâm phạm.
Các phương pháp này kết hợp công nghệ phát trực tiếp và ghi hình ảo tiên tiến nhất với hơn ba thập kỷ kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực kiểm toán, nhằm giúp quý vị đảm bảo đạt được mức hiệu suất theo tiêu chuẩn GMP hoặc GFSI. Các giải pháp kiểm toán của chúng tôi cũng có thể nâng cao trải nghiệm kiểm toán cho khách hàng, cả hiện tại lẫn trong tương lai.
Điều kiện tham gia
Các doanh nghiệp đủ điều kiện
Bất kỳ cơ sở chế biến, đóng gói hoặc bảo quản thực phẩm nào có nhu cầu đăng ký tham gia hoặc đã đăng ký tham gia một chương trình kiểm toán và chứng nhận an toàn thực phẩm được công nhận đều có thể sử dụng các dịch vụ này, bất kể trước đó cơ sở đó đã được kiểm toán bởi Hiệp hội Thực phẩm và Đồ uống Hoa Kỳ ( SCS Global Services ) hay một tổ chức bên thứ ba khác.
Chúng tôi cũng có thể thực hiện kiểm toán các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của quý vị, xác minh các cuộc kiểm toán do bên thứ ba thực hiện, tiến hành kiểm toán đánh giá sơ bộ, cũng như thực hiện đánh giá khoảng cách cho các doanh nghiệp đang hướng tới các lựa chọn chứng nhận phức tạp hơn. Công ty Kiểm toán và Tư vấn ( SCS Global Services ) luôn sẵn sàng hỗ trợ quý vị.
- Các loại kiểm toán
- Lợi ích
- Quy trình
- Câu hỏi thường gặp
Các loại kiểm toán an toàn thực phẩm
Các cuộc kiểm toán được thiết kế phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, đồng thời tính đến các hạn chế về đi lại, hạn chế về tiếp cận và việc duy trì khoảng cách xã hội an toàn. Các hình thức kiểm toán mới của chúng tôi – bao gồm kiểm toán tại chỗ kết hợp công nghệ trực tuyến và kiểm toán từ xa kết hợp công nghệ trực tuyến – sẽ được triển khai khi không thể thực hiện các cuộc kiểm toán tại chỗ theo phương thức truyền thống:
- MỚI: Kiểm toán tại chỗ kết hợp công nghệ trực tuyến
Các kiểm toán viên thực hiện các cuộc kiểm tra “đi kiểm tra” trực tuyến theo thời gian thực, cung cấp hướng dẫn từng bước cho nhân viên an toàn thực phẩm được chỉ định tại hiện trường, thông qua công nghệ phát trực tiếp video, camera 360° độ phân giải cao, GPS và các công cụ khác. Việc có các chuyên gia kiểm toán hiện diện trực tiếp tại hiện trường giúp đảm bảo kết nối phát trực tiếp tối ưu, xem lại ngay lập tức các đoạn video từ camera, tạo cơ hội phỏng vấn nhân viên trực tiếp và mang lại nhiều lợi ích khác. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp được phép có mặt tại cơ sở nhưng bị hạn chế về quyền truy cập toàn diện. - MỚI: Kiểm toán từ xa hỗ trợ công nghệ ảo
Các cuộc kiểm toán này sử dụng tất cả các công cụ của hình thức kiểm toán tại chỗ hỗ trợ công nghệ ảo – công nghệ phát trực tiếp video, camera video 360° độ phân giải cao, GPS và nhiều công cụ khác – dưới sự điều hành của các kiểm toán viên từ một địa điểm từ xa. Chúng cũng bao gồm các cuộc phỏng vấn trực tiếp qua video hoặc qua điện thoại với nhân viên từ xa, các cuộc khảo sát và đường dây nóng nhắn tin. Áp dụng trong trường hợp các kiểm toán viên hoàn toàn không thể tiếp cận hiện trường. - Kiểm toán toàn diện tại chỗ Các kiểm toán viên của
tuân thủ các quy trình kiểm toán tiêu chuẩn, bao gồm kiểm tra hiện trường, phỏng vấn trực tiếp nhân viên theo hình thức bảo mật, rà soát tài liệu[lb2] và các hoạt động khác. Các kiểm toán viên mang theo giấy chứng nhận đi lại, sử dụng trang thiết bị bảo hộ cá nhân (PPE) và tuân thủ nghiêm ngặt các hướng dẫn về giãn cách xã hội. Áp dụng trong trường hợp việc đi lại và tiếp cận hiện trường được phép như bình thường, đồng thời đảm bảo an toàn cho kiểm toán viên. - Kiểm toán trên giấy tờ
Kiểm toán trên giấy tờ thường được thực hiện như một bước sơ bộ trong quy trình kiểm toán, hoặc như một biện pháp nhằm rút ngắn thời gian cho các đợt kiểm toán trực tuyến hoặc tại chỗ sau đó. Kiểm toán trên giấy tờ cũng có thể được thực hiện khi việc rà soát tài liệu từ xa và các cuộc phỏng vấn từ xa là đủ để đáp ứng các yêu cầu của chương trình. Áp dụng như một bước sơ bộ hoặc khi chỉ cần thực hiện rà soát trên giấy tờ.
Các cuộc kiểm toán tại chỗ và từ xa mới của chúng tôi, được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến, mang lại những đánh giá và kết quả đáng tin cậy, có thể so sánh được trong bối cảnh khả năng tiếp cận cơ sở bị hạn chế hiện nay. Các lợi ích bao gồm:
Đáp ứng đầy đủ các khía cạnh được bao quát trong các cuộc kiểm toán tại chỗ truyền thống kéo dài 1 ngày (ví dụ: cấp độ GMP) và 2 ngày (ví dụ: cấp độ GFSI-[lb1]), bao gồm tuân thủ quy định hành chính/chính sách, xác định và rà soát các biện pháp khắc phục, an ninh và an toàn cho nhân viên, nhằm đảm bảo một cuộc kiểm toán toàn diện.
- Sử dụng công nghệ camera ghi hình hình cầu 360° độ phân giải cao, có khả năng quay video liên tục và xem lại từng khung hình theo chế độ dừng hình, cũng như truyền hình trực tiếp và giám sát video từ xa
- Cho phép gắn dấu thời gian vào báo cáo kiểm toán, cũng như tọa độ GPS, để xác thực
- Tối ưu hóa kết nối phát trực tiếp khi ở tại hiện trường nhờ lợi thế về khoảng cách gần (ví dụ: thông qua bộ khuếch đại Wi-Fi)
- Hợp tác chặt chẽ với đội ngũ nhân viên an toàn thực phẩm tại cơ sở của quý công ty, chuyên viên đánh giá của chúng tôi có thể tận dụng kiến thức chuyên môn của họ ngay lập tức và củng cố vai trò nội bộ của họ trong việc thúc đẩy hiệu quả và cải thiện công tác an toàn thực phẩm
- Cho phép kiểm toán viên xem xét ngay tại chỗ các tài liệu ghi hình từ camera (video và ảnh tĩnh) trong cùng ngày
- Tạo điều kiện cho các cuộc phỏng vấn trực tiếp và bảo mật với nhân viên trong khi vẫn duy trì khoảng cách an toàn
Hơn nữa, các phương pháp kiểm toán này mang lại một số lợi ích đặc biệt và vượt trội so với các cuộc kiểm tra tại chỗ truyền thống, giúp các kiểm toán viên của chúng tôi có thể:
- “Phát lại” đoạn phim cụ thể nhiều lần để tập trung kỹ hơn vào các chi tiết (điều này không thể thực hiện được trong quá trình kiểm tra thông thường)
- Yêu cầu cung cấp thêm video, ảnh hoặc dữ liệu khi cần thiết ngay tại chỗ
- Hãy chỉ ra trực quan cho nhân viên phụ trách an toàn thực phẩm của bạn những vấn đề cụ thể cần lưu ý, đã được ghi lại qua camera để họ xem xét
Một số doanh nghiệp đã nhận ra rằng những đổi mới này mang lại những lợi ích có tác động vượt ra ngoài thách thức hiện tại do đại dịch COVID-19 gây ra, không chỉ giúp cải thiện quy trình kiểm toán mà còn trực tiếp hỗ trợ và củng cố các mục tiêu của đội ngũ an toàn thực phẩm của doanh nghiệp.
Các cuộc kiểm toán an toàn thực phẩm tại chỗ và từ xa được thực hiện thông qua nền tảng trực tuyến nhằm mô phỏng trọn vẹn trải nghiệm kiểm toán tại chỗ. Các bước tiến hành các cuộc kiểm toán này sẽ khác nhau tùy thuộc vào cấp độ kiểm toán cụ thể mà quý vị hướng tới. Tuy nhiên, nhìn chung, quy trình này có thể tóm tắt như sau:
- Đăng ký dịch vụ kiểm toán “
” Hãy điền vào mẫu đơn đăng ký “ SCS Global Services ”, trong đó cung cấp cho chúng tôi các thông tin chi tiết về cơ sở và hoạt động của quý vị. Vui lòng liên hệ với SCS Global Services tại [email protected] để được hướng dẫn. Nhân viên của SCS Global Services sẽ gửi lại bản đề xuất cho quý vị ký tên. Để bắt đầu quy trình chứng nhận, vui lòng gửi lại bản đề xuất đã ký tên cùng với Phiếu yêu cầu công việc - Hoàn thành bảng câu hỏi tại
. Cung cấp các tài liệu và thông tin liên quan đến quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), chính sách, sơ đồ mặt bằng, danh sách nhân viên, v.v. để kiểm toán viên sử dụng trong quá trình chuẩn bị cho đợt kiểm tra tại hiện trường. - Kiểm toán trên hồ sơ
Kiểm toán viên tiến hành rà soát tài liệu để đảm bảo tính đầy đủ. Một số chương trình kiểm toán yêu cầu phải thực hiện một cuộc rà soát trên hồ sơ chính thức, bao gồm việc ban hành các kết luận cần được giải quyết trước khi tiến hành phần kiểm toán tại chỗ. - Lên lịch kiểm tra hiện trường
SCS Global Services sẽ chỉ định một chuyên viên kiểm toán và đề xuất các ngày kiểm toán. Sau khi được xác nhận, một kế hoạch kiểm toán sẽ được cung cấp để đảm bảo đội ngũ của quý vị sẵn sàng. - Tiến hành kiểm tra trực tuyến
Kiểm toán tại hiện trường được thực hiện để đảm bảo hoạt động của quý công ty tuân thủ các quy định. Một đại diện nhân viên phụ trách an toàn thực phẩm của công ty sẽ được chỉ định để vận hành thiết bị ghi hình và phát trực tiếp, dưới sự hướng dẫn của chuyên viên kiểm toán SCS Global Services , theo đúng kế hoạch kiểm toán. Các quy trình chi tiết có thể thay đổi tùy thuộc vào việc kiểm toán được thực hiện trực tiếp tại hiện trường hay từ xa thông qua SCS Global Services. Tùy thuộc vào chương trình kiểm toán, có thể yêu cầu tổ chức cuộc họp nhóm vào đầu và cuối quá trình kiểm toán. Khi kết thúc kiểm toán, chuyên viên kiểm toán sẽ giải thích kết quả kiểm toán, bao gồm các trường hợp không tuân thủ (nếu có). - Xem xét báo cáo kiểm toán
Kiểm toán viên lập và nộp báo cáo kiểm toán. Các trường hợp không tuân thủ được xác định phải được khắc phục và bằng chứng về việc khắc phục phải được gửi đến SCS Global Services trong thời hạn quy định. Kiểm toán viên xem xét và đóng các trường hợp không tuân thủ theo yêu cầu. Sau khi quá trình này hoàn tất, các kiểm toán viên sẽ nộp báo cáo kiểm toán. - Cấp điểm đánh giá
SCS Global Services tiến hành rà soát kỹ thuật lần cuối đối với báo cáo đánh giá và tài liệu về các biện pháp khắc phục, đồng thời cấp điểm đánh giá cuối cùng. Kết quả đánh giá cuối cùng sẽ được gửi cho quý vị và công bố công khai, đồng thời được gửi đến các nhà bán lẻ cụ thể theo yêu cầu. Đối với các chương trình đánh giá dẫn đến việc cấp chứng nhận, quyết định chứng nhận cuối cùng sẽ được đưa ra. Nếu chứng nhận được cấp, SCS Global Services sẽ cấp chứng chỉ và báo cáo cuối cùng cho cơ sở/đơn vị hoạt động, đồng thời đăng tải các báo cáo và chứng chỉ này lên cơ sở dữ liệu trực tuyến khi có yêu cầu từ phía người mua.
Một cuộc kiểm toán tại chỗ kết hợp hình thức trực tuyến có điểm gì khác biệt so với một cuộc kiểm toán tại chỗ truyền thống?
Trong quá trình kiểm toán tại chỗ kết hợp công nghệ trực tuyến, kiểm toán viên của Hiệp hội Kiểm toán Thực phẩm ( SCS Global Services ) sẽ cung cấp một camera hình cầu 360° cho đại diện nhân viên phụ trách an toàn thực phẩm được chỉ định của công ty, đồng thời thiết lập kết nối truyền hình trực tiếp (ví dụ: Facetime) để hướng dẫn đại diện này thực hiện kiểm tra chi tiết từng khu vực theo thời gian thực. Camera ghi lại video liên tục theo mọi hướng, cũng như các hình ảnh tĩnh, từng khung hình và tọa độ GPS; tất cả những thông tin này sau đó sẽ được chuyên viên kiểm toán tại hiện trường xem xét.
Kiểm toán tại chỗ kết hợp công nghệ trực tuyến có điểm gì khác biệt so với kiểm toán từ xa kết hợp công nghệ trực tuyến?
Trong quá trình kiểm toán tại chỗ kết hợp hình thức trực tuyến, kiểm toán viên của Hiệp hội Kiểm toán Viễn thông ( SCS Global Services ) và đại diện nhân viên công ty được đảm bảo kết nối phát trực tiếp tối ưu, hỗ trợ việc hướng dẫn và giao tiếp theo thời gian thực. Sau khi hoàn tất kiểm toán, các hình ảnh ghi lại từ camera có thể được xem lại ngay tại chỗ và có thể được bổ sung nếu cần thiết. Khi kiểm toán được thực hiện từ một địa điểm từ xa, camera phải được gửi đến kiểm toán viên để xem xét.
Làm thế nào để đảm bảo tính bảo mật khi tiến hành phỏng vấn nhân viên trong các cuộc kiểm toán được thực hiện trực tuyến?
Tính bảo mật trong các cuộc phỏng vấn nhân viên được đảm bảo thông qua nhiều biện pháp. Khi có mặt tại hiện trường, kiểm toán viên và nhân viên có thể tiến hành phỏng vấn trực tiếp, mặt đối mặt trong khoảng cách an toàn. Các cuộc kiểm toán trực tuyến được thực hiện qua livestream có thể xác nhận rằng nhân viên đang ở một mình khi được phỏng vấn. Các đường dây nóng nhắn tin và các công cụ khác có thể hỗ trợ thêm cho quá trình phỏng vấn.
Làm thế nào để đảm bảo rằng việc kiểm tra của bạn được thực hiện đầy đủ khi tiến hành các cuộc kiểm toán trực tuyến?
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo quá trình kiểm tra được thực hiện đúng cách. Thông thường, công tác này bao gồm việc rà soát các tài liệu và hồ sơ, cũng như bản vẽ mặt bằng cơ sở và thông tin về quy trình sản xuất. Cuộc kiểm toán trực tuyến được lên kế hoạch kỹ lưỡng từ trước để đảm bảo tất cả các điểm quan trọng đều được đánh giá, và quá trình này được hoàn tất bằng các cuộc phỏng vấn nhân viên cùng các thủ tục theo dõi.
Các cuộc kiểm toán trực tuyến có được công nhận là hình thức thay thế cho các cuộc kiểm toán truyền thống tại chỗ không?
Khi các công nghệ và quy trình ảo ngày càng được sử dụng rộng rãi, các ứng dụng đa dạng của chúng đang được nghiên cứu kỹ lưỡng và so sánh để xác định và đảm bảo tính tương đương với các quy trình kiểm toán tiêu chuẩn. Mặc dù hiện tại các công nghệ này chưa được công nhận chính thức về tính tương đương, chúng đang nhanh chóng nổi lên như những lựa chọn khả thi có thể thay đổi hoàn toàn diện mạo của hoạt động kiểm toán an toàn thực phẩm trong tương lai. Hiện tại, các cuộc kiểm toán này đóng vai trò hiệu quả như các đánh giá tạm thời, đặc biệt khi các quy trình an toàn lao động, khối lượng sản xuất và các yếu tố khác đang thay đổi liên tục, cũng như trong các đợt đánh giá sơ bộ.
Yêu cầu thông tin
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu hay cần thêm thông tin? Hãy liên hệ với chúng tôi.
