Kiểm toán viên an toàn thực phẩm của bạn có những thứ phù hợp không?
Tác giả: Heena Patel, Giám đốc kỹ thuật về an toàn thực phẩm
An toàn thực phẩm là vấn đề vô cùng quan trọng đối với tất cả các công ty sản xuất, chế biến hoặc bán thực phẩm. Một sự cố duy nhất có thể gây thiệt hại nghiêm trọng về uy tín và gián đoạn kinh doanh cho một công ty, và đôi khi là cả một ngành công nghiệp. Hãy nghĩ đến Chipotle ở Mỹ, hoặc McDonald's và KFC ở Trung Quốc. Hiệu ứng domino của một vụ bê bối an toàn thực phẩm có thể rất lớn. Vụ bê bối nhiễm khuẩn Listeria năm 2011 được truy vết đến một nhà sản xuất duy nhất ở Colorado, nhưng đã gây thiệt hại cho toàn bộ ngành công nghiệp dưa lưới của Mỹ. Ngành công nghiệp rau bina, rau diếp và cà chua cũng đã chịu chung số phận trong những năm gần đây.
Việc chứng minh tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn thực phẩm hiện nay là điều bắt buộc trong toàn bộ chuỗi cung ứng thực phẩm, là một thực tế trong kinh doanh. Các tiêu chuẩn chứng nhận có thể kiểm toán nhắm vào các trang trại, cơ sở sản xuất và nhà bán lẻ – chẳng hạn như các tiêu chuẩn do SQF , GLOBALG.AP , BRC , ISO 22000 , FSC 22000 , Thực hành Nông nghiệp Tốt Hài hòa (GAP) và Thực hành Sản xuất Tốt (GMP) quản lý – đều cung cấp hướng dẫn giúp các công ty và khách hàng tránh được các khủng hoảng về an toàn thực phẩm.
Tuy nhiên, nếu tìm hiểu sâu hơn, bạn sẽ phát hiện ra một yếu tố quan trọng thường bị bỏ qua – đó là năng lực của kiểm toán viên. Cuối cùng, việc diễn giải ý định của tiêu chuẩn trong quá trình đánh giá trang trại hoặc cơ sở sản xuất thuộc về kiểm toán viên. Điều này giống như sự khác biệt giữa một người nấu ăn giỏi và một đầu bếp xuất sắc – không chỉ đơn thuần là làm theo công thức, mà còn là việc mang đến cái nhìn phê phán cho quá trình, sự kết hợp giữa chuyên môn và trực giác.
Đây là lúc kinh nghiệm phát huy tác dụng.
Không cần phải nói, những chuyên gia kiểm toán an toàn thực phẩm giỏi nhất là những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Các chuyên gia kiểm toán giàu kinh nghiệm sẽ sớm đánh giá xem ban quản lý cấp cao có coi trọng cuộc kiểm toán hay không, thành viên nào trong nhóm được chuẩn bị tốt nhất, và thậm chí cả việc cuộc kiểm toán có khả năng diễn ra suôn sẻ hay không. Họ chú ý đến cả những thiếu sót nhỏ. Tinh thần làm việc nhóm là rất quan trọng, cũng như năng lực và khả năng lãnh đạo. Các chuyên gia kiểm toán dày dạn kinh nghiệm nhận ra rằng chỉ vì một người được bổ nhiệm làm Giám đốc An toàn Thực phẩm hoặc chức danh tương tự, thì chức danh đó không nhất thiết phản ánh trình độ hoặc khả năng thực hiện và thi hành các biện pháp nghiêm ngặt cần thiết để giảm thiểu rủi ro.
Các kiểm toán viên chuyên nghiệp và các công ty kiểm toán đều biết rằng không có con đường tắt nào thực sự. Cần phải dành đủ thời gian cho việc kiểm toán để đảm bảo tính toàn diện. Việc thiếu toàn diện – điều mà tôi gọi là kiểm toán “qua loa” – có thể giúp công ty tiết kiệm tiền trong ngắn hạn, nhưng lại thiển cận và dễ dẫn đến việc kiểm toán viên bỏ sót các chi tiết quan trọng, làm tăng rủi ro. Những kiểm toán viên giỏi nhất đều có tính tò mò và khả năng đào sâu vào từng chi tiết.
Sự hợp tác và tôn trọng lẫn nhau là yếu tố then chốt trong mối quan hệ giữa kiểm toán viên và khách hàng. Chìa khóa thành công của kiểm toán viên là duy trì tính chính trực mà không làm tổn hại đến tính độc lập. Điều này có nghĩa là không nên quá thân thiết với khách hàng. Điều này có nghĩa là phải đặt ra những câu hỏi rất trực tiếp, đôi khi khó chịu. Tôi tự hào rằng SCS Global Services luôn đặt trọng tâm vào việc hoàn thành công việc một cách đúng đắn.
Hãy chuẩn bị cho những điều bất ngờ
Việc phát hiện và khắc phục các lỗ hổng tiềm ẩn để giảm thiểu rủi ro an toàn thực phẩm là cốt lõi công việc của kiểm toán viên. Dưới đây là ba ví dụ về những phát hiện mà khách hàng không ngờ tới.
- Phát hiện chất gây dị ứng không được ghi trên bao bì - Phát hiện này dẫn đến việc tạm ngừng sản xuất và thu hồi sản phẩm tự nguyện. Sản phẩm bị thu hồi đã được tiêu hủy và nhãn sản phẩm được cập nhật để bao gồm thông tin về chất gây dị ứng. Khách hàng nhận thấy rằng chi phí thu hồi và dán nhãn lại thấp hơn nhiều so với thiệt hại tiềm tàng về uy tín thương hiệu và doanh thu nếu chất gây dị ứng không được phát hiện.
- Các vấn đề với chính cơ sở vật chất - Một kiểm toán viên có kiến thức chuyên môn sẽ nhận ra các cấu trúc tòa nhà - chẳng hạn như trần nhà, tường, sàn nhà và các thiết bị cố định - không đáp ứng các yêu cầu về an toàn thực phẩm, do tính thấm hoặc không tương thích của vật liệu, hoặc do bảo trì kém. Trong trường hợp này, những phát hiện của kiểm toán viên đã dẫn đến việc công ty đầu tư vào các nâng cấp tòa nhà cần thiết để giảm thiểu rủi ro.
- Các thành viên nhóm được đào tạo không đầy đủ - Nhóm không được đào tạo bài bản để nhận biết và đánh giá các vấn đề an toàn thực phẩm, do đó không thể quản lý hiệu quả chương trình an toàn thực phẩm của công ty. Dựa trên phát hiện kiểm toán này, ban quản lý cấp cao đã được mời tham gia lại và nhóm an toàn thực phẩm đã tham gia đào tạo bổ sung.
Một số ví dụ khác về các biện pháp khắc phục phổ biến phát sinh từ các cuộc kiểm tra an toàn thực phẩm hiệu quả bao gồm việc tách biệt khu vực lưu trữ và sản xuất, tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm thiểu nguy cơ nhiễm bẩn ngẫu nhiên và điều chỉnh lại luồng di chuyển của nhân viên để giảm thiểu nguy cơ tái nhiễm bẩn.
Chuẩn bị cho cuộc kiểm toán
Các công ty được kiểm toán thường quá phụ thuộc vào kiểm toán viên để định hướng đúng đắn. Những công ty thông minh nhất sẽ cố gắng hết sức để chuẩn bị cho cuộc kiểm toán từ rất lâu trước khi kiểm toán viên đến. Để chuẩn bị cho cuộc kiểm toán, bạn nên: 1) làm quen với các yêu cầu của chương trình chứng nhận; 2) xem xét danh sách kiểm tra kiểm toán; và 3) tiến hành kiểm toán nội bộ của riêng bạn trước khi kiểm toán viên đến, càng nghiêm ngặt càng tốt. Hãy nhớ rằng, các phát hiện có bốn loại: sự không phù hợp nghiêm trọng (tự động không đạt), sự không phù hợp lớn, sự không phù hợp nhỏ và cơ hội cải thiện. Số lượng và tỷ lệ phần trăm các sự phù hợp lớn và nhỏ cần được giải quyết trước khi chứng nhận sẽ khác nhau tùy theo chương trình, và các cơ hội cải thiện có thể trở thành sự không phù hợp theo thời gian.
Báo cáo kiểm toán không phải là điểm cuối cùng. Báo cáo kiểm toán trải qua quá trình xem xét kỹ thuật, và quyết định cuối cùng về việc có cấp chứng nhận hay không không phải do kiểm toán viên đưa ra. Nhưng như bạn thấy, việc lựa chọn kiểm toán viên và công ty kiểm toán có thể tạo ra sự khác biệt rất lớn đối với chương trình an toàn thực phẩm của công ty bạn.
Heena Patel là Giám đốc Kỹ thuật về An toàn Thực phẩm cho SCS Global Services Bà Heena làm việc tại Bộ phận Thực phẩm và Nông nghiệp, và được vinh danh là Kiểm toán viên SQF của năm 2015. Chuyên môn của bà trong lĩnh vực kiểm toán và chứng nhận an toàn thực phẩm bao gồm SQF, BRC, HACCP, GMP, kiểm toán trang trại, thực phẩm hữu cơ, nguồn cung ứng có đạo đức, an ninh lương thực và chất lượng, đồng thời bà cũng là một giảng viên giàu kinh nghiệm về an toàn thực phẩm. Bà Heena đã nhận bằng Cử nhân Khoa học ba chuyên ngành Vi sinh vật học Thực phẩm, Sinh học Tế bào và Hóa sinh từ Đại học Auckland ở New Zealand.
Mọi thắc mắc hoặc góp ý, vui lòng liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.